米国と英国によるレター書式の違い

レタースタイル　（編集中）

本文の表現

■説得調の切り出し

We see this as a modest contribution towards our continued mutual success....
(我々は、この件が双方の長期的な成功に向けて、徐々に効果を出すものと理解しています）

We have striven to keep the price increases to an absolute minimum....
(価格上昇を極力抑えるために努力して参りました）

■ に関して、に加えて

With respect to 〜 （〜に関して）

Concerning 〜       （〜に関して）

Regarding 〜         （〜に関して）

Further to 〜                （〜に加えて）

■ 〜に従って／に沿って

in accordance with

according to

based on

in conformity with

in compliance with

in line with （古い表現）

■ 〜を考慮して

Considering 〜

Ｉn view of 〜

In consideration of 〜

Taking 〜 into consideration/account

Giving due consideration to 〜

With due consideration given to 〜

■〜のために

(1) 「〜の理由で」

so that 〜

due to 〜

since 〜

because of 〜

owing to 〜

as a result of 〜

　

(2) 「〜の目的で」

for 〜

for the purpose  of  〜

in order  to  〜

so that 〜

so as to 〜

to 〜

so that について；

so that の直前のカンマの有無で文意に差異が生じる。

以下の例参照；

･ カンマ付きso that ＝ 結果

I got up early, so that I was able to arrive at the airport as scheduled.

「早起きしたので、その結果予定通りに空港に着けた」の含み

･ カンマなしso that ＝ 目的

I got up early so that I could arrive at the airport as scheduled.

「予定通りに空港に着けるようにがんばって早起きした」の含み

■ 以下の条件で

under the following condition(s)

based on the following condition(s)

based on the condition(s) below given

■ 御存知の通り

As you are aware,

As you may be aware,

As you know,

As you find,

■ 御安心下さい

rest assured that

feel easy about

be assured that

assure 〜 that

feel reassured that

e.g. Please rest assured that every effort will be made to minimize the damage.

we ｜will ｜

｜have reserved ｜ an executive suite at the New Otani Hotel from 〜 to 〜.

（suite と sweet は 同発音(swi：t)だが、異義）

■ 御留意下さい

Please note that 〜
Please pay attention to the fact that 〜
Please take 〜 into consideration.

■ 〜 が 〜 ということを示している

以下の表現では、上位ほど 確定度／現実性 が高い

The ｜experiment ｜proves          ｜ that 〜
      ｜study          ｜shows          ｜
      ｜fact               ｜indicates      ｜
                         ｜suggests      ｜
                         ｜gives           ｜
                         ｜may suggest｜

■ この機会に

◇ Taking this opportunity I wish to convey my personal thanks to 〜

◇ We are pleased to have a chance to meet you during your stay 〜

We are pleased to have the opportunity to meet you during your stay 〜

◇ We are pleased to take this opportunity ｜to do 〜     ｜
                                                           ｜of doing 〜 ｜

◇ Thank you for giving us this opportunity to serve you.

■ 何か不都合がありますか

Is there any ｜defect                ｜in ｜ our invoice No.〜?
                ｜defective point ｜   ｜ the dwg. - - -
                ｜inconvenience ｜    ｜ our spec. - - -

Do you have any inconvenience in 〜　？

結びの表現      

1. 問い合せ

Please do not hesitate to contact us if you require further information.

(さらに情報が必要でしたら、遠慮なくお問い合せ下さい)

Please do not hesitate

     to｜contact               ｜us if｜there is some other way｜
        ｜call upon              ｜      ｜there are other ways     ｜
        ｜get in touch with｜

 in which we can be of ｜service.     ｜
                                      ｜assistance. ｜

(私たちでお役に立てることがありましたら、どんなことでも遠慮なく申付け下さい)

2. 書類提出

We｜hope       ｜
     ｜believe    ｜
     ｜assume ｜
     ｜trust       ｜

that  ｜the above document is satisfactory.
       ｜the above document is to your satisfaction.
       ｜the above document will meet with your requirements and acceptance.

3. 書類/図面の承認願い

We should be pleased to have your approval of the above document.

Your approval of the above document would be ｜highly   ｜appreciated.
                                                                                ｜greatly ｜
                                                                                 ｜much   ｜

4. 早急な解答依頼

■Your early reply ｜is awaited.
                                ｜is requested.
                                ｜would be ｜much   ｜appreciated.
                                                    ｜highly   ｜
                                                    ｜greatly ｜

感謝･謝罪の表現

1. 感謝表現

■We/I would like to take this ｜opportunity ｜
                                                   ｜occasion      ｜to thank 人 for...

上記の変形として、感謝の理由forの代わりにwhoを使った以下の例も可

We/I 〜 thank Mr. - -, who has arranged this meeting successfully.

■First of all, let me thank 人 for - - -.

■May we/I thank 人 for....

(許可を求めている訳ではないので、文末に？は付かない)

■grateful, obliged,indebted, thankful, appreciativeを用いる表現

以下の例は、率直さに欠ける (回りくどい)、端的にThank you (very much) for your ........ で充分な場合が多い

I am    ｜grateful        ｜to someone for something.]
We are｜obliged         ｜ ↓
            ｜indebted       ｜ここを to Mr. 〜 ,who 〜.の型に変えて使用可
           ｜thankful        ｜
           ｜appreciative ｜

この他、I am ｜grateful  ｜for 事柄／that 節
　　 　We are ｜obliged    ｜for 事柄／that 節.等も可
                       ｜appreciative of 事柄／that 節

cf ; We are much ｜grateful for       ｜
                              ｜appreciative of ｜your generous support.

以下、丁寧さの度合いをも示す  (この中では1が最も丁寧)

1. Please allow us   ｜                     ｜cordial      ｜
                                ｜                     ｜deep(est)  ｜

2. We would like to  ｜                    ｜earnest     ｜
   We should like to ｜                    ｜grateful     ｜thanks...
   May we                ｜express our｜heartfelt   ｜gratitude...
                                ｜                   ｜hearty       ｜appreciation...

3. We wish to         ｜                     ｜sincere      ｜
4. We want to        ｜                     ｜warm(est)  ｜
5. Let us                ｜

2. Appreciateを使う場合 (以下の３例は、'単なる決まり文句'であり、使う相手と、タイミングを充分考慮する必要がある。)

■既に起きてしまった/なされたことに対する感謝

We ｜ adv. ｜ appreciate your - - -.
Your effort for - - - is ｜ adv. ｜ appreciated.

■一方、appreciateを使って、これから受ける/してもらうことに対する依頼と感謝の両方の意をこめた言い回しが可

We ｜would ｜appreciate it if you ｜can   ｜動詞 (行為) .
      ｜should ｜                                ｜could ｜

Any information which you may supply to us will be ｜adv. ｜appreciated.
Your prompt ｜attention ｜to this matter｜will    ｜be ｜adv. ｜appreciated.
                       ｜action     ｜                         ｜would｜
                       ｜行為       ｜

3. Acknowledge を使う例

■「受領確認」表現に使う (役所流の決まり文句 → できれば避ける)

This ｜is to ｜acknowledge the receipt of ｜your letter of....
        ｜will   ｜                                                ｜the drawing .....

4. その他（以下は、'古臭い例'と言わざるを得ない）

extend ; I extend my sincere appreciation to 人 .
offer    ; We would like to offer our earnest gratitude to 人 .
owe     ; We owe you a great debt of thanks.
convey ; Please convey our heartfelt appreciation to 人 .
accept ; Please accept our deepest gratitude for your hospitality.
in acknowledg(e 英)ment of 〜 ;of以下に対する感謝のしるしとして

謝罪表現

1. apologize

We sincerely apologize for any inconvenience caused by 〜.
We want to express our apologies on behalf of 〜 .
( 〜に代わってお詫びします)

2. sorry (以下２種は、めったに使わないほうがよい)

We are ｜terribly ｜sorry for 〜 .
             ｜awfully ｜

3. regret

｜We regret being ｜unable to comply with
｜We regret that we are ｜you request.　　

(御要求に応じられず遺憾に存じます)

We regret to hear that 〜.(that以下を知り遺憾に存じます)

Please accept our｜sincere   ｜regret｜at    ｜
                               ｜deep(est)｜          ｜for  ｜
                                                               ｜over｜any

            inconvenience caused to you.

断わりの表現

せっかくのオファーではありますが、今のところお引き受けできません。

We are not able to accept you kind offer for the time being.

残念ながらこの取引きについて貴社にオファーすることができません。

We regret that we cannot make an offer to you for this particular business.

はなはだ遺憾ながら、上記理由により当社は目下のところ貴社のオファーを受けることができません。しかし今後も引続き貴社と連絡をとっていきたいと存じます。

For the above reason, it is very regretful that we are at present unable to accept you offer, but would like to keep in contact with you.

ご提案を深く感謝致しますが、当社がこの機会を利用できるようには思えません。

While we appreciate very much the suggestion you have made, we do not feel that we are going to be able to take advantage of it.

残念ながら、次に記載した理由であなたのご要望を承認することができません。

Unfortunately, we are unable to approve your request for the reasons noted below:

恐縮に存じますが、本件には応じることができません。

To our regret, we are unable to be of service to you in this matter.

貴社のご要求には残念ながら応じられません。

We regret our inability to comply with you request.

貴殿のお力になることができず、残念です。

We are sorry that we can't be of help to you.

...という理由で、残念ながら貴殿のお力にはなれません。

We are afraid we cannot help you, because...

残念ですが、お手紙に対しよいご返事を差し上げることができません。

We regret that We cannot give a favorable reply to your letter.

お役に立てず残念です。

We regret (to say) that we cannot help you.
We are sorry that we could not be of assistance.

コレポン文書と助動詞

＊ コレポン文書中での役割（丁寧と失礼は紙一重）

コレポン文書では、微妙なニュアンスも強引な押しも助動詞に頼るところが大きいと言えます。

ここでは、コレポンで活躍する助動詞がどんな意味を持って登場するかをみることにします。

丁寧に書く対象文書は、依頼文、断わり、など様々ですが、その場合書き出し如何によって文全体の印象が変わってきます。

以下は、文の書き出しに焦点を当てた分析です；

●丁寧な書き出しと助動詞●
助動詞の使い方を一歩間違えると、丁寧どころか、相手を憤慨させる文になることさえあります。
ものを頼むとき、誰しも丁寧な書き出しでスタ−トしますが、以下は「丁寧さの度合い」を示したもので、↑上位ほど丁寧な書き出しです。

1. It would be very much appreciated |if you would...
   We/I would " obliged |

2. We |would  |appreciate it if you |would...
         |should |                            |could...
                                (注；文中のitを落とさないように注意)

3. Could you please...
4. Would you please...
5. We would appreciate your...
6. Will you please...
7. We would like to know...
8. Could you...
    Would you...

9. Will you...
10. Please...

(注) これら1〜10の序列は、捉え方に微妙な個人差があり、ネイテイブ・スピーカーでも上記順序に異議を唱える向きも予想されます。
皆様の知り合いのネイテイブに確認するなどして、各人が一番納得できる使い方をされることを期待致します。

この「書き出し」の一般的法則性；

(1) 長い書き出しほど丁寧
それならば、たとえば上記4番と5番は上下逆では？という疑問が生じる。

4. Would you please...
5. We would appreciate your...

解説 ； You-oriented (相手指向) な文の方が丁寧。

一般に、一人称のweを主語にするより、would you....と相手を主語にした (相手を立てた) 方が印象良く響く。

(2) wouldよりcouldの方が丁寧

それぞれを現在形に戻してみると推測がつく。
Will you do...とCan you do...には、「してくれますか、する意志がありますか」と「できますか、その可能性はありますか」のちがいがあります。
canの方が、柔らかい響きを与えます。
wouldとcouldという過去形になっても、上記の序列を引き継ぎます。

(3) will you...よりwould you..., can you...よりcould you...が丁寧な扱いになる理由現在形でストレ−トに書くより、過去形にする

(4) 極端に丁寧 (？) な場合：

We were wondering if you might possibly be able to - -
などといった表現もできますが、一見してくどいことが明白です。

(注) Kindlyを使った表現

(Would you kindly let us know 〜, etc.) などは、悪丁寧な響きがあり使用に当たっては反対論者もいます。
たとえば、You are kindly requested to inform us of 〜 .
官庁用の決まり文句にkindlyを加えたタイプであり、冷たくて皮肉な感じが出てしまっています。（厳密に言うと、依頼する側をkindだとしている点が変です。）

これら、1〜10をレタ−を出す相手によって使い分ければよいわけですが、ちょっとした注意が必要です。
1や2は個人的に面識のない人、あるいはちょっとした面識しかない会計士など、あまり親しくない相手に使うのが適当であり、逆に、取引関係の長いビジネス相手に使うと"いんぎん無礼"に響くことになります。
手紙の内容によって変わりますが、3 〜 5 あたりが、親しいビジネス相手などには無難な書き出しです。

●条件文のなかでの助動詞●

If you would (or, could) agree to this change, we would (or, should) no longer have to wait for your document revision.

やんわりと頼みごとをしている雰囲気が出ています。
それは、（条件節）If youの次のwould (could) であり、帰結節wouldの効果です。
一方、上の条件節を以下のように書いたとするとやんわりとしたニュアンスはなくなってしまいます；

If you agree... （血の通わない単なる条件）
If you will agree... （相手の意志を単刀直入に確認）
If you can agree... （相手の可能性を単刀直入に確認）

条件節内のwouldとcouldは次のような意味を持つ言わば"クッション"の役目を持っています；

would = may not want to but please

； 望むことではないかもしれませんが、どうか...

could = may not be able to but please

； 無理かもしれませんが、どうか...

こうした条件節のあとの帰結には、would, shouldといった助動詞が必要になってきます。
あくまで仮定の話をしているため、wouldやshouldを使った帰結で文意のバランスを取っています。
それでwe would (should) no longerといった"クッション"付きの帰結文になるのです。

以下、wouldやcouldに注目しながら参照下さい；

If the order would be doubled, could you give us a better discount than the 5 % you are allowing on the original order.
We would appreciate it if you could give him such assistance as he may need during his stay in your city.