システム手帳の使い方をまとめて書こうとしたんだけど、いつも途中まで書いて挫折してしまってちっとも進まない。

だからとりあえず雑文的に書くことに決めた。TIPsと言った内容になると思う。でもまぁ日記的だからとりとめが無くなるカモ・・・

　 ある程度システム手帳を使いこなせる様になってきて陥るワナが「リフィルの分類」かもしれない。

目的の情報をすぐに探せるように、分類わけを細かくしてインデックスを付けて整理しようとしてしまう。それはそれで、なんだか楽しいのは確か。

でも、分類が多くなると、新しい情報をリフィルに書いた時にどの分類に入れたらいいか迷う事が多くなる。どれかに当てはまりそうで、でもやっぱり違う気がする。で、

新しい分類のインデックスを増やしてめでたしめでたし

そして今度は、必要な情報の書いてあるリフィルを探す時に、どの分類にあるのか分からなくなる。ここかもしれないし、あそこかも知れない。

一つのリフィルに複数の分類にまたがる情報が書かれている場合は、もうどうしようもない。

　 これはなにもシステム手帳特有の話ではなくて、普通のオフィスでも日常茶飯事に起きていた。

例えば紙で出力されたレポート。大きなキャビネットに分類わけしたバインダーを入れて、その中にレポートを入れる。

どこに入れたらいいか、必要なレポートはどこに入っているのか、システム手帳と全く同じ事が起きる。複数の分類にまたがる場合はコピーを入れたり、実際の置き場所を表すリストを入れておいたりもする。

個人・オフィスを問わずこうした情報整理やデータ管理の効率化に関する書籍も山ほど出版されている。知的生産系の定番と言っていい話題。

有名なものでは袋とじファイルがある。大きい封筒に入れて中身に何が入っているか書く。新しい物や、中を見た物をキャビネットの左に入れる様にする。

そうすると右端にあるのは参照頻度の低いもので、何年か経ってもそこにあるのなら捨ててもイイという極端な理論。

でもこれは大きな間違いで、一度でも使った情報はぜったい捨ててはいけない重要な情報。何年か経って使う日が必ず来る。その時になってあわてて再取得しようとしても、もう手に入れられない。

また、夢物語のコンピュータ化に関する物も多い。文書を電子化したデータベースとか、そこまで行かなくても、タイトルや日付・作成者・分類などを入力したインデックスデータベースを作って、目的のレポートの分類を検索するなどなど。

コンピューター化は便利そうに見えるけど、うまく検索でヒットさせるのが難しい。共通のキーワードを考案して登録したり、それでも駄目な場合は全文検索したりする。

データ量が少ないうちはいいけれど、膨大な候補の中から目的のファイルを探すのにはそれなりの技術が必要になってくる。

会社では威力を発揮することもあるけど、普通の人間が自宅で集められる情報はたかが知れているのでデータベース化するまでもなかったりする。

　 少し話がそれてしまったけど、システム手帳の場合はどういう方法がいいか。結論から言って、分類は最小限にするのがいい。

手帳という限られた空間の中にあるのだから、ある程度の分類がされていれば探すのは簡単。逆に分類インデックスが多すぎるとどこに入っているのか考える時間の方が無駄になる。

仕事用の手帳の場合、技術系ならこれぐらいの分類で十分に使えるものになる。

[address][diary][Project 1][Project 2...n][memo][data]

小分類はインデックスシートではなく、インデックスシールをリフィルに貼ったり、はじっこに色を塗ったりする。

[memo] はプロジェクトに属さない、アイデアメモやミーティング議事録を置く。[data]にはカラーコード表とか論理記号表とか、業務関連情報など通常の業務でよく使う物を入れておく。

営業系だと、商品別にしたり、新規開拓ルートとか、市場情報とかになるかもしれない。路線図やよく行く場所なら精算用の運賃表を入れる人がいるかも知れない。

個人用では、興味のあるテーマ、アイデア・計画、メモ、データと言うのが妥当な所。

いずれにせよ、分類インデックスで手帳の厚みをいたずらに増やさない様に心がけるのがポイント。

　 こういう分類をしたときに、最も困るのが、会議や打ち合わせの議事録とアイデア・情報リフィルの扱い。

システム手帳では１テーマ１リフィルが基本だけど、この場合は柔軟に対応する。打ち合わせは意外に書く情報が少なかったりする。

そう言うときは、プロジェクト用・室内打ち合わせ用とリフィルを分けて、その中に日付・議題を目立つ様にして、時系列的に追加して書いていく。

メーカーとの打ち合わせの場合、最初は議事録リフィルに書いて、内容が少ない場合は、オフィスに戻ってから時系列リフィルに書き写してしまうのがいい。

アイデア・情報リフィルも同じように時系列で書いて、重要な物や同じテーマの物がたまってきたら、別なリフィルを起こして書き写すのがいい。

書き写すことを嫌がる人もいるかもしれないけど、書き写すことによって内容が整理され、記憶にも残るというメリットの方が大きい事は覚えて置いた方がいい。

　 いきなり長文になってしまった。これを「システム手帳活用法 ... なみだなみだの手帳遍歴」として書き始めたら、やっぱりなかなか完成しない。

定期的にノウハウ的に書きためて、それを整理してまとめていこうと思う。それがたぶん、自分が自分のシステム手帳の使い方を見直すきっかけにもなると信じて・・・

でもまた書きためた文章を整理する時に悩むんだろうなぁ・・・