表は恐らくMS−Excelで作ることが多いと思う。Excelで作った表をWordに張り付ける方法はいくつかあるが、CTDの中で統一した表を作成するためにはこの方法も統一しておく必要がある。ここで、Excelは表を仕上げること、印刷には向いていないことを念頭に置いておくべきだ。
1）Excelの該当個所をコピーして、Wordにペーストする
2）Excelの該当個所をコピーして、Wordに図としてペーストする
3）Excelの該当個所をコピーして、Wordにテキストとしてペーストするまず、1）はやってはいけない方法だ。図72を見るとわかるが、ExcelはデフォルトのフォントがMS Pゴシック、フォントサイズ11 ptだ。これが、このままペーストされてしまう。eCTDでは、フォントはMS明朝とTimes New Romanで、フォントサイズは10.5 ptが基本だ。これを一々修正する必要がある。それ以上に、Word中にExcelがオブジェクトとして埋め込まれてしまう。PDFにするときなど、障害になる可能性があるので避けた方がよい。
2）はOKである。図として張り付いているのでフォント等の問題はない。しかし、Excelは印刷に向いていないので、文章中の表によって見栄えのフォントサイズがまちまちになってしまう。また、表中の数値等のコピー／ペーストが出来ない。また、表中の誤記などを修正するため、Excelを修正した後、コピー／図として張り付けの必要があるので結構面倒だ。
作るまで時間がかかるが、ここでは3）の方法を推奨しておきたい。Excelで作った表の該当個所をコピーする（図72）。
図72 MS-Excellで表の作成 Wordの表を作成したい箇所を指定して、［編集(E)］-［形式を選択して貼り付け(S)...］（図73）を選ぶ。
図73 Excellの表をWordに張り付け 「形式を選択して貼り付け」の［張り付ける形式(A):］のテキストを選択して［OK］だ。ここで図を選択すると上で説明した図として張り付けられる。
図74 Word-形式を選択して貼り付け 張り付いた状態が図75だ。タブ区切りでWordに張り付く。フォントは、Wordファイルの張り付けた箇所のスタイルが標準なら、標準スタイルで張り付く。（ごめんなさい。図75は”Normal.dot”に張り付けたので、英数字がCenturyです）
図75 タブ区切りでWordに張り付けられた 次に、張り付いた文字を表にしよう。表にする箇所を選択して、［罫線(A)］-［変換(V)］-［文字列を表にする(X)...］を選ぼう（図76）。
図76 文字列を表に変換 「文字列を表にする」の設定を色々変えて（このままでも良い）［OK］を押すと図78のように表が作成される。
図77 文字列を表にする 図78 文字列が表に変換された この表の見栄えを良くして完成だ。ここからは、会社で統一、趣味の問題、色々あるだろう。縦罫線を消す。横罫線は、上下と列見出しの下以外は使わない...とか。罫線ツールで編集してもよい。また、［罫線(A)］-［線種とページ罫線と網掛け設定(B)...］（図79）も使っていこう。列の幅とかも自由に変更していこう。
図79 線種とページ罫線と網掛け設定 ここで注意事項をひとつ。罫線の「線の太さ(W):」は、必ず0.25 pt以上にしておこう。これ以下だと、PDFにしたとき画面に表示されなくなったりして、印刷物とPDFの整合性が取れなくなる。
全部出来上がったら、図で説明したように表タイトルを入れて、クロスリファレンスで本文とリンクして完成だ。表タイトルは、「図表番号」の［ラベル名(L):］から表を選ぶと、表1から順番に番号をつけてくれるぞ。
図80 表タイトルの入力 表が複数に分かれる場合があるだろう。ここで、「図表番号」スタイルを使うと、図表番号がどんどん付いてしまう。例えば「表1」の2つめの表は「表1 続き」とか「表1 Continued」とかにしたい。この場合も、クロスリファレンスで「表1」だけ持ってくると、目次やしおり、文書中のリンクの作成の際にべんりだ。
最後に、表が横長でA4縦では入らない場合、Wordで横長に設定する方法について書いておこう。
まず、横長の表を挿入したい箇所で［挿入(I)］-［改ページ(B)...］を選ぶ。
図追加1 改ページ 「改ページ」からセクション区切り「次のページから開始(N)...」のラジオボタンを選択する。
図追加2 セクション区切り「次のページから開始(N)...」 「ページ設定」画面の「用紙サイズ」タブを選び、「印刷の向き」の「横(C)」のラジオボタンを選択しよう。
図追加3 ページ設定の用紙サイズ これでOKを押すと、次のページからA4横が挿入できる。ページ設定で上下/左右の余白を同じにしたのはこの時のためもある。横にしたときも、余白が同じだと本文が中央に表示されるので便利だ。
こんな感じになる。
図追加3 A4立ての後にA4横を入れた状態
